إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

خلال هذا البرنامج التدريبي سيتم تطوير مهارات المشاركين في الإدارة المكتبية الحديثة وخاصة في ظل ظهور المنظمات الكبيرة كسمة من سمات العصر وذلك سعياً إلى تحقيق التقدم والنمو المستدام.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية البرنامج التدريبي سيكون المشاركون قادرين على:

• اكتساب المعرفة الكاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة و بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
• إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى {العامة، الخاصة، المتخصصة}.
• اكتساب مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.
• اكتساب مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤولين.
• معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
• معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
• إجادة تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
• اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.

الفئات المستهدفة:

• محترفو ومحترفات الاداريات.
• المدير التنفيذي والمساعد الإداري.
• المساعد الشخصي للمدير التنفيذي.
• السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين.
• مساعدو التنفيذيين والسكرتير الائتماني وغيرهم من وظائف مهنيي المكاتب المتعلقة بالإدارة والسكرتارية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الإدارة المكتبية والسكرتارية:

• مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
• ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
• الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
• أسس هندرة المكاتب.

الوحدة الثانية:

أساسيات السكرتارية وإدارة المكاتب:

• أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.
• أشكال المكاتب، البيئة المادية للمكاتب، أمراض المكاتب.
• هندرة حفظ المعلومات، تنظيم الاجتماعات واللجان.
• الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى.
• فن الانصات الجيد والحديث الفعال.
• أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

الوحدة الثالثة:

إدارة أوراق المكتب وتحسين الأداء:

• هندرة حفظ أوراق المكتب {التصنيف – الترقيم – الهندسة}.
• مهارة تقليص الأعمال الورقية في المكاتب.
• كيفية الرقابة على الأداء  المكتبي.
• قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

الوحدة الرابعة:

مهارات الكتابة الإدارية والمراسلات:

• الكتابة الإدارية والمراسلات والمذكرات.
• إعداد وصياغة التقارير.
• مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
• مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
• تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.
• متطلبات الاجتماع الفعال.

الوحدة الخامسة:

تكنولوجيا نظم المعلومات المكتبية:

• نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
• التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
• استخدامات الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية.